职业发展
学生档案相关流程及问题解答(2024年3月更新)
日期:2021-03-29 阅读:5043

一、学生档案的重要性

(1) 学生人事档案是确定本人身份、社会关系、学习经历、工作过程等历史资料。是毕业生日后转正定级、评定职称、转入体制内就业等最有力的依据。

(2) 如果毕业生想更换工作单位,假如没有档案,新单位是不会接收的,并且在原单位的工龄也不能计算进来,以前的经历、评价、身份等将不复存在,必给毕业生造成一定损失。

(3) 毕业生在个人办理养老保险、继续深造(如出国、考研)、考公务员等事关个人切身利益的问题时,都需要提供档案材料。


二、档案由何处进行保管

学生学籍档案,由上海交通大学人力资源处档案室负责存放、保管。

地点:上海交通大学闵行校区文博楼422室 联系人:刘晓倩老师 咨询电话:021-34204267


三、什么样的单位有资格接收学生档案

根据档案管理有关规定,具有接收“机要”权利的单位,或者开通“机要邮政”的单位,才有资格接受档案。一般是指事业单位、国企、政府部门、人才中心、职业介绍中心;合资企业需要确认是否开通机要;如果没有“机要”权利的单位需要确认单位档案委托存放的单位名称,比如人才单位,职介中心。个人、普通私人企业、街道不能接收档案。


四、毕业生(或结业)办理档案寄送流程


根据档案管理有关规定,大学生毕业时跟随离校手续办理档案转出手续,交大转递学生档案的方式默认为EMS特快转递。

1)对于应届本硕毕业生,电院学生办会在毕业期间发布通知收集需寄档同学的信息,并对提交的档案接收单位信息进行审核梳理,若:1. 已鉴证毕业去向并满足集中寄档条件;2. 寄档信息无明显错误;则自动启动该批次学生的寄档程序,按照专业班级进行处理,学生只需确认要寄档以及提供信息即可,无需其他操作,如接档单位有特殊要求(只接收通过机要方式转递的档案、档案袋上需要标注信息、档案袋内需要放入调档函等)请在提交寄档申请时备注说明情况,并将相关纸质材料交到电院3-102

否则(毕业去向未确定、档案接收地明显错误、等完成上海落户再寄档等):处理好前述问题后,在工作时间凭寄档信息表前往电信群楼3-102室办理寄档,可以委托他人办理或者通过邮件提交(邮箱见本文最后);


2)对于应届博士毕业生,参考下一条往届博士毕业生流程。博士均需自行办理寄档。


3)对于留校任职或者转博士后流动站的博士毕业生,无需寄档,只需提交毕业生登记表(一式两份)至3-102并说明毕业留校情况进行归档即可。


五、往届毕业生档案何时转出及如何办理转出手续?

往届本硕:填写寄档信息表(本硕),将寄档信息表(如寄到上海各区就业促进中心还需身份证及户口本复印件,寄到上海各区人才交流中心需要调档函)交至3-102或发送至邮箱办理寄档。

往届博士:先前往3-107领取纸质版研究生毕业生登记表(一式两份),填写寄档信息表(博士)。然后携带毕业生登记表(一式两份)、寄档信息表(博士)(如寄到上海各区就业促进中心还需身份证及户口本复印件,寄到上海各区人才交流中心需要调档函 一并交至3-102或发送至邮箱办理寄档。

 

寄档信息表附件:

       本硕毕业生寄档信息表.docx

       博士毕业生寄档信息表.docx


毕业生登记表填写说明:

毕业生登记表填表注意事项(博士)2020年新版.docx

 

六、肄业生办理档案寄送流程

请直接联系思政办理。


七、毕业生毕业后如何跟踪大学生档案去向?

根据档案寄送规定,学生本人办理档案转出后,学生本人需跟踪档案是否到达转入地档案接收单位,并记清转入地接收单位名称确认自己档案新的存放地。

 

学校是否已将档案寄出,可以参考下面的步骤:

登入:上海交通大学人力资源处官网: https://hr.sjtu.edu.cn/

点击:档案查询按钮(官网首页左下角:快速导航栏目)

输入:完整准确地输入相关信息后,进行档案转出查询

 

八、学生档案遇到问题的处理方法

1) 经查询,如果档案寄出后长时间未收到,请联系学校人力资源处档案室刘老师;

2) 如果档案中材料有缺失或者错误,请及时联系电院群楼3号楼102办公室。


如有档案相关问题,请联系:

严老师:jiang369@sjtu.edu.cn/34204944

王老师:wang_z@sjtu.edu.cn/34204944



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